W październiku 2021 r. nastąpi znaczna zmiana w zakresie wystawiania faktur. Od tego dnia tempa nabierze cyfryzacja rozliczeń podatkowych – podatnicy będą mogli dokumentować transakcje na trzy sposoby: przez popularne dotychczas faktury papierowe i faktury elektroniczne oraz za pomocą nowych ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Czy taka forma dokumentacji ułatwi przedsiębiorcom dokonywanie rozliczeń?

Faktura ustrukturyzowana – co to?

Faktura ustrukturyzowana jest to faktura elektroniczna posiadająca ustrukturyzowany zapis danych przez zapisywanie informacji w formacie XML (w języku znaczników, który służy do przedstawiania danych w ustrukturyzowany sposób).

Nie jest to jednak zwykła faktura elektroniczna – fakturą ustrukturyzowaną nie można nazwać dokumentu po prostu zapisanego w formacie pdf. Nowy rodzaj faktur musi wpisywać się w ściśle określony standard i zawierać wszystkie informacje zapisane w dyrektywach unijnych.

Dzięki wprowadzeniu faktur ustrukturyzowanych rozliczenia między kontrahentami mają stać się łatwiejsze i bardziej zoptymalizowane. Poprzez wprowadzenie specjalnej platformy korygowanie rozliczeń ma przebiegać w uproszczony sposób.

Jako największą zaletę faktur ustrukturyzowanych rząd wymienia szybszą drogę przepływu informacji na temat dokonywanych transakcji do organów podatkowych. Wprowadzenie zmian ma znacznie ułatwić wychwytywanie oszustw i wyłudzeń podatkowych. Nie jest to nowość na rynku europejskim.

Łatwiejsze i bardziej zoptymalizowane rozliczenia

Zalety faktury ustrukturyzowanej:

• Ma to być rozwiązanie dostępne dla wszystkich i ułatwić potwierdzanie zawartych transakcji;
• Po wprowadzeniu faktur ustrukturyzowanych nastąpi ujednolicenie sposobu fakturowania w Unii Europejskiej, które pozwoli na realizację przez przedsiębiorców zamówień publicznych nie tylko w Polsce;
• Korzystanie z tego rozwiązania umożliwi automatyzację księgowania faktur;
• Wystawianie faktury ustrukturyzowanej pozwoli na zmniejszenie czasu przeznaczonego na wprowadzanie danych. Będzie to możliwe dzięki korzystaniu z systemu księgowego. Tym samym pozwoli to na zmniejszenie kosztów dla przedsiębiorstw;
• Rozwiązanie to pomoże w ujednoliceniu wyglądu faktur i sposobu ich wystawiania;
• Przez automatyzację działań nastąpi zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu przy wystawianiu dokumentów;
• W porównaniu do faktur tradycyjnych nie będzie już konieczności zarządzania dokumentami w formie tradycyjnej i przeznaczania miejsca na ich magazynowanie.

W jakiej sytuacji wystawia się fakturę ustrukturyzowaną?

Pomimo wielu zalet tej formy rozliczenia podjęcie decyzji o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej nie będzie leżało po stronie sprzedawcy. Nie będzie on mógł stosować tego sposobu rozliczania automatycznie. O zastosowaniu faktury ustrukturyzowanej ma bowiem decydować nabywca.

Jednorazowo udzielona zgoda obowiązuje dla całości faktur dotyczących jednej transakcji. Należy jednak pamiętać, że wcześniej udzielone zgody na wystawianie faktur elektronicznych nie są jednoznaczne z pozwoleniem na rozliczenie w formie faktury ustrukturyzowanej.

Prawdopodobnie od 2023 r. faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkową formą rozliczeń. Wtedy też zgoda nabywcy nie będzie już potrzebna.

O zastosowaniu faktury ustrukturyzowanej decyduje nabywca

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Faktury elektroniczne ustrukturyzowane będzie można wystawiać na podstawie nowelizacji ustawy o VAT. Wystawianie oraz otrzymywanie faktur będzie następowało przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest to system teleinformatyczny stworzony specjalnie na potrzeby wprowadzenia nowych zmian.

5 lutego bieżącego roku rozpoczęły się konsultacje publiczne w związku z projektem ustawy nowelizującej przepisy ustawy o VAT. Aktualnie analizowane są zgłoszone uwagi i komentarze, więc prace nad zmianami są jeszcze w toku. Wprowadzenie ich jest planowane na 1 października.

KSeF powinien ułatwić przesyłanie faktur i umożliwić skrócenie czasu odzyskania VAT-u z 60 do 40 dni od daty złożenia wniosku.

Wystawienie faktur z pomocą programu

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać elektronicznie na dwa sposoby: przez oprogramowanie Ministerstwa Finansów do obsługi faktur lub korzystając z programu do faktur, do którego ma dostęp przedsiębiorca, a który to jest zintegrowany z softwarem MF.

Jeżeli chodzi o korzystanie z oprogramowania MF, to nie został do końca określony sposób przekazywania danych między KseF, a systemami rozliczeniowymi podatników, co wzbudza wiele wątpliwości co do bezpieczeństwa transferowania informacji.

Wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie możliwe po uwierzytelnieniu profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli podatnik udzieli prawa obsługi faktur i wystawiania faktur ustrukturyzowanych innym podmiotom, powinien zgłosić to naczelnikowi urzędu skarbowego.